Politique de confidentialité

Permalliance

En vigueur le : 28 août 2026  ·  Dernière mise à jour : 28 août 2026

 

1. Qui nous sommes et à qui s'adresse cette politique

 

Permalliance est une agence de recrutement spécialisée en placement permanent, établie à Saint-Jérôme, dans les Laurentides. Nous exerçons nos activités uniquement au Québec.

Nous savons qu'un CV n'est pas un document banal. Il raconte un parcours, parfois une période difficile, souvent un projet qu'on n'a pas encore annoncé à son employeur actuel. Cette politique explique en termes clairs ce que nous faisons — et ce que nous ne faisons pas — avec les renseignements personnels qui nous sont confiés.

 

Elle s'applique :

• aux personnes candidates, qu'elles nous aient contactés ou que nous les ayons approchées;

• aux personnes-ressources chez nos clients et nos partenaires;

• aux personnes qui agissent comme références;

• aux visiteurs du site permalliance.ca.

 

Elle ne couvre pas les renseignements que l'employeur recueille lui-même une fois l'embauche conclue : à partir de ce moment, l'employeur en est responsable et sa propre politique s'applique.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Une personne est désignée chez nous pour veiller au respect de cette politique et de la loi :

Mélanie Roy
Responsable de la protection des renseignements personnels
Permalliance
1159, rue des Huards, Saint-Jérôme (Québec) J5L 0C7
confidentialite@permalliance.ca

C'est à elle que vous adressez toute question, toute demande d'accès ou de rectification, tout retrait de consentement et toute plainte. Elle vous répond personnellement.

3. Ce qu'est un renseignement personnel

Un renseignement personnel est tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l'identifier : votre nom, vos coordonnées, votre CV, vos attentes salariales, les notes prises pendant une entrevue.

Certains renseignements sont sensibles, parce qu'ils suscitent par leur nature ou par leur contexte une attente élevée en matière de vie privée. Dans notre domaine, il s'agit surtout de renseignements sur la santé (par exemple une mesure d'adaptation nécessaire à un poste) et des antécédents judiciaires. Nous ne recueillons ces renseignements que dans des cas exceptionnels, uniquement si le poste l'exige réellement, et toujours avec votre consentement exprès et distinct, demandé séparément du reste.

4. Les renseignements que nous recueillons

Nous appliquons une règle simple : à chaque étape, seulement ce qui est nécessaire à cette étape.

4.1 Personnes candidates

Au moment où vous postulez ou lorsque nous vous approchons. Nom et prénom, coordonnées (courriel, téléphone), CV ou profil LinkedIn, parcours professionnel, formation, compétences, langues de travail, permis et certifications pertinents au poste, message facultatif.

Pendant l'évaluation de votre candidature. Notes d'entrevue, attentes salariales, disponibilité, préférences (région, type de poste, horaire, télétravail), admissibilité à travailler au Canada, résultats d'exercices pratiques liés au poste. Si nous devons valider votre identité, nous consultons la pièce sans la photographier, la photocopier ni en conserver le numéro.

Après une offre conditionnelle, et seulement avec votre consentement écrit demandé séparément pour chaque vérification. Coordonnées de vos références et contenu de ces échanges, validation de diplômes ou de certifications, et — uniquement lorsque les fonctions l'exigent — vérification des antécédents judiciaires.

Ce que nous ne demandons jamais : votre âge ou votre date de naissance, votre statut matrimonial, votre origine, vos croyances, votre état de santé général, votre numéro d'assurance sociale, vos coordonnées bancaires, votre photo. Ces renseignements relèvent de l'employeur au moment de l'embauche, pas de nous.

Ce que nous ne consultons pas : vos réseaux sociaux personnels. Nous nous en tenons aux plateformes professionnelles et aux renseignements que vous nous transmettez.

4.2 Clients et personnes-ressources

Nom, titre, coordonnées professionnelles, historique des mandats et des échanges.

4.3 Références

Nom, lien professionnel avec la personne candidate, coordonnées professionnelles et contenu de la vérification. Lorsque nous joignons une référence, nous nous identifions, nous expliquons pourquoi nous appelons et nous indiquons comment nous joindre.

4.4 Visiteurs du site

Adresse IP, type d'appareil et de navigateur, pages consultées, date et heure, page de provenance. Voir la section 10 sur les témoins.

5. D'où proviennent ces renseignements

• Directement de vous : formulaire de candidature, courriel, téléphone, entrevue.

• De plateformes professionnelles de recrutement (LinkedIn, Indeed, sites d'emploi) lorsque nous cherchons des profils pour un mandat. Dans ce cas, nous nous identifions dès le premier message, nous précisons le type de poste, et nous ne créons un dossier durable à votre nom que si vous nous y autorisez. Si vous ne souhaitez pas être recontacté, dites-le-nous et nous supprimons le peu que nous avons.

• D'une personne qui vous recommande. Nous vous contactons alors directement, nous vous disons qui nous a parlé de vous, et vous pouvez nous demander de tout effacer.

• De vos références, avec votre consentement écrit préalable.

Vous pouvez en tout temps nous demander de quelle source provient un renseignement que nous détenons sur vous.

6. Pourquoi nous les utilisons

Nous utilisons vos renseignements uniquement aux fins suivantes :

• Évaluer l'adéquation entre votre profil et un poste précis confié par un employeur client.

• Communiquer avec vous au sujet de votre candidature, d'une entrevue ou d'un suivi.

• Vous présenter à un employeur client, avec votre accord préalable et pour un poste précis.

• Accompagner l'intégration après une embauche et faire les suivis prévus au mandat.

• Vous informer de futurs postes susceptibles de vous intéresser — seulement si vous y avez consenti séparément (voir la section 12 sur le bassin de talents).

• Gérer la relation avec nos clients et nos mandats.

• Respecter nos obligations légales, fiscales et contractuelles.

• Améliorer nos méthodes de travail, à partir de données dépersonnalisées ou agrégées.

Nous n'utilisons pas vos renseignements à d'autres fins sans obtenir d'abord votre consentement.

7. Votre consentement

Quand la loi exige votre consentement, nous le demandons de façon claire, distincte et pour une finalité précise — jamais noyé dans un long texte ni présumé par votre silence. Pour les renseignements sensibles, votre consentement doit être exprès.

Vous pouvez le retirer en tout temps, sans frais, en écrivant à confidentialite@permalliance.ca. Le retrait vaut pour l'avenir. Concrètement, si vous retirez votre consentement pendant un processus en cours, nous cessons de vous présenter à des employeurs et nous détruisons votre dossier, sous réserve de ce que la loi nous oblige à conserver.

Personnes mineures : une personne de moins de 14 ans ne peut consentir seule; le consentement doit venir du titulaire de l'autorité parentale. À partir de 14 ans, la personne peut consentir elle-même.

Communications promotionnelles : chaque courriel de nature promotionnelle contient un lien de désabonnement qui fonctionne immédiatement.

8. À qui nous communiquons vos renseignements

Aux employeurs clients — jamais sans votre accord

C'est le cœur de notre métier, et c'est là que nous sommes les plus stricts. Avant d'envoyer votre dossier à un employeur :

• nous vous disons de quelle entreprise il s'agit, quel est le poste et en quoi il consiste;

• nous vous indiquons ce que nous transmettons (généralement votre CV et un sommaire de notre évaluation);

• nous obtenons votre accord, pour ce poste précis.

Nous ne diffusons jamais votre candidature « en général », et un accord donné pour un poste ne vaut pas pour un autre.

Il arrive qu'un employeur nous demande de ne pas être nommé publiquement dans une offre d'emploi. Cette confidentialité vaut pour l'affichage public seulement : vous connaîtrez toujours le nom de l'entreprise avant que votre dossier ne lui soit transmis.

À nos fournisseurs

Certains outils que nous utilisons hébergent ou traitent des renseignements pour notre compte : notre système de gestion des candidatures, notre plateforme de courriel et de documents, l'hébergeur de notre site web et les outils d'assistance par intelligence artificielle. Nous ne leur confions que ce qui est nécessaire à leur mandat, et chaque fournisseur est lié par une entente écrite qui l'oblige à la confidentialité, lui interdit d'utiliser les renseignements à ses propres fins et exige la destruction des renseignements à la fin du contrat.

Lorsque la loi l'exige

À un tribunal, à un organisme public ou à toute personne légalement autorisée à l'exiger.

Dans le cadre d'une transaction commerciale

Si Permalliance faisait l'objet d'une vente, d'une fusion ou d'un regroupement, des renseignements pourraient être communiqués à l'autre partie, encadrés par une entente écrite préalable. Si la transaction se concluait et que vos renseignements devaient continuer d'être utilisés, vous en seriez avisé.

Ce que nous ne faisons pas

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels. Nous ne les louons pas, ne les échangeons pas et ne les utilisons pas à des fins publicitaires pour le compte de tiers.

9. Communication à l'extérieur du Québec

Certains de nos outils sont hébergés à l'extérieur du Québec :

• Recruit CRM — système de gestion des candidatures et des mandats, notre dossier principal. Renseignements visés : dossiers candidats et clients.

• Google Workspace — courriel, documents, agenda. Renseignements visés : échanges et pièces jointes.

• Wix — hébergement du site permalliance.ca et du formulaire de candidature. Renseignements visés : données du formulaire, données de navigation.

Avant de confier des renseignements personnels à un fournisseur situé hors du Québec, nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Cette évaluation tient compte de la sensibilité des renseignements, de la finalité de leur utilisation, des mesures de protection en place, y compris contractuelles, et du régime juridique applicable dans l'État de destination. Nous ne procédons que si l'évaluation démontre que les renseignements bénéficieront d'une protection adéquate, et la communication est encadrée par une entente écrite.

Vous pouvez demander à la personne responsable de connaître les destinations hors Québec de vos renseignements.

10. Témoins (cookies) et technologies de suivi

Notre site utilise des témoins :

• Témoins nécessaires : ils font fonctionner le site, retiennent vos choix de confidentialité et sécurisent le formulaire. Ils ne peuvent pas être désactivés sans nuire au fonctionnement du site.

• Témoins de mesure d'audience : ils nous indiquent, sous forme agrégée, combien de personnes visitent le site et quelles pages sont consultées. Vous pouvez les refuser et les supprimer dans les paramètres de votre navigateur.

Nous n'utilisons pas de témoins publicitaires, ni de suivi entre sites, ni de revente de vos données de navigation.

Vous pouvez nous écrire en tout temps à confidentialite@permalliance.ca pour toute question sur les témoins, ou les refuser et les supprimer dans les paramètres de votre navigateur.

Profilage, localisation, identification : nous n'utilisons aucune technologie de géolocalisation, de reconnaissance faciale ou vocale, ni aucun outil de profilage publicitaire. Si nous devions activer une telle fonction, nous vous en informerions au préalable et vous fournirions le moyen de la désactiver.

Paramètres par défaut : lorsque nos services offrent des paramètres de confidentialité, ils sont réglés par défaut au niveau assurant la plus haute protection, sans intervention de votre part.

11. Intelligence artificielle et traitement automatisé

Nous utilisons des outils d'intelligence artificielle pour nous assister dans notre travail : organiser et retrouver des dossiers, résumer un CV, préparer des questions d'entrevue, rédiger des communications, repérer des profils correspondant à un mandat.

Aucune décision vous concernant n'est prise uniquement par un traitement automatisé. Une personne de Permalliance examine le dossier et tranche chaque décision : vous présenter ou non à un client, poursuivre ou non un processus, vous inscrire ou non au bassin de talents. L'outil propose, l'humain décide.

Nous n'utilisons aucun système qui prétend analyser vos émotions, votre personnalité ou votre état psychologique à partir de votre voix, de votre visage, de votre écriture ou de votre comportement en entrevue.

Avant d'implanter un nouvel outil d'intelligence artificielle qui traiterait des renseignements personnels, nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

Si nous devions un jour rendre une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, nous vous en informerions au moment de la décision et vous auriez le droit, sur demande, de connaître les renseignements utilisés, les principales raisons et les principaux facteurs ayant mené à la décision, de faire rectifier ces renseignements et de présenter vos observations à un membre de notre personnel en mesure de réviser la décision.

12. Combien de temps nous conservons vos renseignements

• Candidature non retenue, sans consentement au bassin de talents — détruite à la clôture du mandat concerné.

• Candidature non retenue, avec votre consentement au bassin de talents — jusqu'à 3 ans après notre dernier contact avec vous.

• Dossier d'un placement réalisé — 6 ans après la fin de l'année financière concernée, pour nos obligations fiscales et contractuelles.

• Renseignements ayant servi à une décision vous concernant — au moins 1 an après la décision, comme la loi l'exige.

• Dossiers clients et mandats — durée de la relation d'affaires, puis 6 ans.

• Vérifications d'antécédents et renseignements sensibles — détruits dès la fin du processus d'embauche.

• Journaux de navigation et témoins — 13 mois au maximum.

Le bassin de talents. Si vous y consentez, nous conservons votre dossier pour vous proposer d'autres postes. Nous vous recontactons avant l'échéance de 3 ans pour vous demander si vous souhaitez y rester. Sans réponse de votre part, votre dossier est détruit.

À l'échéance, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés selon les meilleures pratiques généralement reconnues. Vous pouvez nous demander la suppression de votre dossier en tout temps, avant l'échéance.

13. Comment nous protégeons vos renseignements

• Accès restreint : seules les personnes qui en ont besoin dans l'exercice de leurs fonctions ont accès à un dossier.

• Comptes nominatifs et authentification à deux facteurs sur nos systèmes.

• Chiffrement des renseignements en transit et au repos chez nos fournisseurs.

• Engagements de confidentialité signés par notre personnel et nos collaborateurs.

• Politiques internes de gouvernance encadrant les rôles et responsabilités, la conservation et la destruction, la gestion des incidents et le traitement des plaintes, ainsi que la formation du personnel.

• Destruction sécuritaire des documents papier et des supports numériques.

Aucune mesure de sécurité n'est infaillible. Si un incident survenait, la section suivante explique ce que nous ferions.

14. En cas d'incident de confidentialité

Un incident de confidentialité, c'est l'accès, l'utilisation ou la communication non autorisés de renseignements personnels, ou leur perte.

Si un incident survient, nous prenons sans délai des mesures raisonnables pour en réduire les conséquences et éviter qu'il se reproduise, et nous le consignons dans un registre que nous tenons à cette fin.

Si l'incident présente un risque qu'un préjudice sérieux vous soit causé, nous en avisons avec diligence la Commission d'accès à l'information et nous vous avisons personnellement, en vous indiquant ce qui s'est passé et ce que vous pouvez faire pour vous protéger.

15. Vos droits

• Accès — savoir si nous détenons des renseignements sur vous et en obtenir une copie.

• Rectification — faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque, ou faire supprimer un renseignement recueilli sans droit.

• Retrait du consentement — retirer, en tout temps, un consentement que vous nous avez donné.

• Suppression — demander la destruction de votre dossier.

• Portabilité — recevoir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, les renseignements informatisés que vous nous avez fournis, ou nous demander de les transmettre à un tiers.

• Cessation de diffusion et désindexation — faire cesser la diffusion d'un renseignement vous concernant ou faire désindexer un lien, aux conditions prévues par la loi.

• Connaître la source — savoir d'où provient un renseignement que nous détenons sur vous.

• Décision automatisée — être informé d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, en connaître les facteurs et présenter vos observations à une personne.

Comment exercer vos droits

Écrivez à confidentialite@permalliance.ca, ou par la poste à l'adresse indiquée à la section 2. Précisez votre nom, un moyen de vous joindre et ce que vous demandez. Nous devons pouvoir vérifier votre identité avant de donner suite.

Nous vous répondons par écrit dans les 30 jours suivant la réception de votre demande. Si nous ne pouvons pas y donner suite entièrement, nous vous expliquons pourquoi, en indiquant les dispositions de la loi sur lesquelles nous nous appuyons, les recours dont vous disposez et le délai pour les exercer. Nous vous aidons à comprendre notre réponse si vous nous le demandez.

L'exercice de vos droits est gratuit. Si la transcription ou la reproduction de documents entraînait des frais raisonnables, nous vous en informerions avant de procéder.

Dans certains cas, la loi nous oblige à refuser de communiquer un renseignement, notamment lorsqu'il révélerait un renseignement personnel sur une autre personne et que cela lui causerait un préjudice sérieux.

16. Plaintes

Si vous jugez que nous n'avons pas respecté cette politique ou vos droits, écrivez à la personne responsable à confidentialite@permalliance.ca. Nous accusons réception dans les 5 jours ouvrables, nous examinons la situation et nous vous transmettons une réponse motivée dans les 30 jours.

Vous pouvez aussi, en tout temps, vous adresser directement à l'autorité de surveillance :

Commission d'accès à l'information du Québec
Bureau de Québec : 525, boulevard René-Lévesque Est, bureau 2.36, Québec (Québec) G1R 5S9
Bureau de Montréal : 2045, rue Stanley, bureau 900, Montréal (Québec) H3A 2V4
Téléphone : 418 528-7741 — sans frais : 1 888 528-7741
cai.gouv.qc.ca

17. Modifications de cette politique

Nous pouvons modifier cette politique pour tenir compte de l'évolution de nos pratiques ou de la loi. La version en vigueur est toujours celle publiée sur cette page, avec sa date de mise à jour. Si une modification touche de façon importante la manière dont nous traitons vos renseignements, nous vous en informerons par un moyen approprié avant qu'elle ne prenne effet.

18. Nous joindre

Permalliance
1159, rue des Huards, Saint-Jérôme (Québec) J5L 0C7
confidentialite@permalliance.ca
(438) 842-1326

Pour toute question sur cette politique ou sur le traitement de vos renseignements personnels : Mélanie Roy, responsable de la protection des renseignements personnels — confidentialite@permalliance.ca